Adjoint(e) exécutif(ve), au CFO et au Fondateur

Ville(s) : Montréal

Administration

Parution : 10 janvier 2020
Type : Temps plein

RAISON DU POSTE

L’Adjoint(e) exécutif(ve), au Chef de la direction financière (CFO) et au Fondateur a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière et à l’équipe de Finances dans la gestion de leurs tâches quotidiennes et lors de différentes réunions et comités.

RESPONSABILITÉS CONFIÉES

  • Prendre en charge la planification, l’organisation et la logistique des réunions;
  • S’assurer de la rédaction de l’ordre du jour, des comptes rendus et coordonner la préparation des différentes présentations pour ces réunions ;
  • Veiller à la gestion des déplacements et à l’organisation de l’hébergement lors des déplacements à l’extérieur des lieus d’affaires ;
  • Assurer la gestion de l’agenda du Chef de la Direction financière;
  • Répondre au téléphone, prendre les messages et traiter les demandes de renseignements généraux du Chef de la direction financière;
  • Effectuer des suivis auprès des membres du comité de direction, de l’équipe des finances et des autres employés;
  • Rédaction de mémos, procédures et politiques;
  • Gérer les cartes de crédit corporatives, récupérer les reçus et approuver les factures;
  • Assurer la gestion du compte de dépenses du Chef de la direction financière;
  • Mettre à jour la liste des limites d’autorités et autoriser les factures dans l’outil de gestion électronique des factures;
  • Assurer la gestion et les commandes de fournitures de bureau pour les entrepôts, les représentants sur la route ainsi que les différents bureaux corporatifs;
  • Bâtir des outils de suivi pour l’équipe des finances, assurer le classement des fichiers et l’organisation des documents dans les différents répertoires;
  • Approbation des cartes de temps et gestion du calendrier des vacances;
  • Participer à différents mandats et à l’organisation des événements spéciaux;
  • Toutes autres tâches connexes.

 

FACTEURS DE RÉUSSITE

  • Bagage technique : Votre expérience significative d’un minimum de 10 ans à titre d’adjoint(e) exécutif(ve) pour la haute direction fait de vous un(e) expert(e) du domaine administratif et vous ont permis de développer des connaissances au niveau des meilleures pratiques et des outils de gestion d’agenda;
  • Expertise informatique : Vous maitrisez les fonctions avancées de la suite office (Word, Excel, PowerPoint) et avez une facilité avec les outils informatiques;
  • Maîtrise linguistique : Parfaitement bilingue, vous maitrisez la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Résilience et Organisation : Vous êtes résilient(e) et vous savez faire face aux imprévus. Vous savez organiser votre temps pour assurer le respect des échéanciers;
  • Rigueur : Vous êtes professionnel(le) et minutieux(se) et accordez une importance aux détails en vous assurant en tout temps de l’exactitude des informations fournies;
  • Attitude : Vous êtes autonome, faites preuve de débrouillardise et avez un excellent sens de l’initiative. Vous êtes quelqu’un de passionné(e) par votre travail et vous êtes naturellement positif(ve) et énergique.

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