Emplois

L’Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au CEO, dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction, en plus d’une assistance personnelle.

Responsabilités confiées

• Gestion de l’agenda (priorité des rendez-vous), organiser des rencontres, déplacements en tenant compte des obligations familiales.
• Offrir un support administratif pour les présentations (rédaction, mise en page, mise à jour, etc.) et assister à diverses rencontres pour prise de notes et suivi des actions.
• Gestion des courriels. Relire les courriels du CEO avant d’envoyer.
• Assurer un suivi de certaines données et rapports.
• Réviser et relire les documents pour en vérifier la grammaire, le format et la conformité aux exigences internes.
• Traduire des textes du français à l’anglais et vice versa.
• Gérer les dossiers et documents à l’aide de plusieurs applications de stockage (Teams, Réseau)
• Planification des voyages professionnels, manufacturiers, événementiels et personnels.
• Rédiger et mise en place de plusieurs procédures bureautique au besoin.
• Gestion des événements corporatifs selon le calendrier annuel.
• Suivi des projets personnels (coordination activités familiales, voyages, gestion des fournisseurs et les diverses propriétés, bateaux, voitures);
• Gestion de la charge de travail, feuille de temps et plan de développement d'une ressource (Réceptionniste).

Facteurs de réussite

• Bagage technique : Votre expérience significative d’un minimum de 10 ans à titre d’adjoint(e) exécutif(ve) pour la haute direction fait de vous un(e) expert(e) du domaine administratif ;
• Expertise informatique : Vous maitrisez les fonctions avancées de la suite office (Word, Excel, PowerPoint) et avez une facilité avec les outils informatiques ;
• Maîtrise linguistique : Parfaitement bilingue, vous maitrisez la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Gestion du temps : Vous avez une capacité d’organisation et de planification remarquable malgré le stress et les délais serrés ;
• Rigueur : Vous êtes professionnel(le) et minutieux(se) et accordez une importance aux détails en vous assurant en tout temps de l’exactitude des informations fournies.