Adjoint(e), Chef de la direction

Ville(s) : Ville St-Laurent, Qc

Administration

Parution : 18 décembre 2023
Type : Temps plein

L’Adjoint(e), chef de la direction, fournit un soutien en servant de principal point de contact pour les groupes internes et externes sur toutes les questions dirigées vers le CEO. La personne devra élaborer et mettre en œuvre des normes et des pratiques administratives organisationnelles.

Responsabilités confiées

  • Accompagner et faciliter la gestion de l’organisation par le CEO en prenant charge des demandes en première ligne, y compris la participation à des projets spéciaux.
  • Anticiper les besoins du CEO avant les réunions, les conférences, etc.
  • Concevoir et produire des documents complexes, des rapports, des présentations et préparer de la correspondance.
  • Fournir une gestion sophistiquée du calendrier du CEO en ayant en tête le plan stratégique de l’organisation, avoir une gestion de rendez-vous extrêmement active.
  • Prioriser et déterminer les plans d’action, les envois ou les réponses appropriés, en faisant preuve de jugement pour refléter le style du CEO et les standards de l’organisation.
  • Tenir à jour les dossiers, les calendriers et autres documents ; organiser et coordonner les voyages d’affaires, les réunions et les activités.
  • Prioriser les demandes de renseignements et les demandes tout en résolvant les conflits.
  • Évaluer et recommander des solutions afin d’assurer un quotidien fluide.
  • Coacher et de mentorer les adjointes administratives.
  • Travailler en étroite collaboration avec le chef de la direction pour le tenir bien informé de ses engagements et ses responsabilités à venir.
  • Observer la vie de bureau et en tenir informer le CEO.

Facteurs de succès

  • Expertise: Un minimum de 10 ans d’expérience significative dans un rôle de soutien et de conseiller auprès de la haute direction jumelée à un diplôme en administration fait de vous un expert dans le domaine de l’administration.
  • Organisation : Vous êtes débrouillard et capable d'exécuter des stratégies et des processus pour effectuer un volume élevé de tâches et de projets - parfois avec peu d’informations. Vous pouvez établir des priorités et réagir avec les niveaux d’urgence appropriés aux situations et aux événements qui nécessitent une réponse ou un délai d’exécution rapide.
  • Professionnalisme : Vous exécutez avec le plus haut degré d'éthique et de confidentialité - étant donné la proximité de l'information à laquelle peu d'autres ont accès.
  • Expertise informatique : Vous maîtrisez les fonctions avancées de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et disposez d'une facilité d’apprendre et d’utiliser les outils informatiques en général.
  • Compétences linguistiques : Parfaitement bilingue, vous parlez et écrivez couramment le français et l'anglais.

Avantages

  • Compagnie québécoise d’envergure nationale;
  • Possibilité de grandir dans une entreprise en pleine croissance;
  • Environnement de travail stimulé par l'innovation;
  • Gammes complètes d’avantages sociaux*;
  • REER collectif*;
  • Horaire flexible et télétravail (selon les postes);
  • Salaires compétitifs;
  • Journées de maladies*.

*Certaines conditions s’appliquent.

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